Fallstudie · NaschNatur GmbH

Vier Dinge, die vorher Handarbeit waren

Newsletter, Kundensupport, Ideenfindung und Rechnungsverarbeitung. Ich habe die Workflows gefunden, bei denen sich Automatisierung lohnt, die Systeme entworfen, die Claude-Skills und Agents geschrieben, sie getestet und nachgeschärft — und den Rest des Teams dazu gebracht, sie zu nutzen.

Die Methode, vor den vier Fällen

Nichts davon war Prompten. Jeder Fall lief durch dieselbe Schleife: einen Workflow finden, der sich für Automatisierung eignet, das System entwerfen, den Skill oder Agent schreiben, Anweisungen und Logik festlegen, testen, Iterationen fahren, an den Ergebnissen nachschärfen, das Ganze in die tatsächliche Arbeitsweise der Firma einbauen und dann den Kolleginnen und Kollegen beibringen, damit zu arbeiten.

Der letzte Schritt entscheidet, ob irgendetwas davon den eigenen Abschied überlebt. Eine Automatisierung, die nur ihr Autor bedienen kann, nützt den Leuten, die damit zurückbleiben, wenig.

1 · Newsletter

Entwurf erzeugtwar manuellClaude schreibt den E-Mail-Entwurf im Ton der Marke

In Notion abgelegtwar manuellDer Entwurf landet automatisch dort, wo das Team ohnehin arbeitet

Freigabe durch MenschenbleibtEine Person liest und sagt Ja. Bewusst nicht automatisiert.

Übergabe an Klaviyowar manuellDer freigegebene Newsletter wandert von selbst hinüber

Eingeplantwar manuellSteht im Versand, ohne dass jemand die Plattform anfassen muss

Vorher an beiden Enden Handarbeit. Der Ersatz automatisiert alles rundherum — um einen Menschen herum, der ihn weiterhin liest und Ja sagt.

2 · Kundensupport

20–35Supportnachrichten am Tag
5–15Minuten pro Antwort — manche schnell, manche brauchen Input von anderswo
2–9 Std.Schreibarbeit am Tag, bei einer Person

Ein ruhiger Tag waren ein paar Stunden. Ein schlechter war länger als der Arbeitstag, in dem er steckte. Ich habe Resolvia eingeführt: aufgesetzt, das Modell auf den Informationen der Firma trainiert und darauf vorbereitet, die Antworten zu entwerfen — nicht, um die Person zu ersetzen, sondern damit sie nicht dreißigmal am Tag vor einem leeren Antwortfeld anfängt.

Die Zahlen sind mit der Kollegin abgeglichen, die die Antworten geschrieben hat, nicht aus dem Gedächtnis geschätzt. Die Spanne ist groß, weil sich manche Fragen von selbst beantworten und andere erst Input von anderswo brauchen.

3 · Ideenfindung

Ein KI-gestütztes Ideensystem, das aktuelle Social-Trends und die Nische des Accounts auswertet und aus beidem passende Kreativkonzepte erzeugt — automatisch, im Wochenrhythmus. Ideenfindung begann nicht mehr beim leeren Blatt, sondern bei laufend erhobenen Anhaltspunkten.

Das ist dieselbe Mechanik, die auch die Pipeline in der Content-Maschine speist. Einmal gebaut, an zwei Stellen genutzt — genau dafür baut man so etwas ordentlich und nicht als einmaligen Prompt.

4 · Rechnungsverarbeitung

Postfach beobachtenwar manuellÜberwacht den Rechnungseingang auf alles Neue

Erkennen und lesenwar manuellIdentifiziert eingehende Rechnungen und liest ihre Daten aus

Speichernwar manuellSchreibt die Rechnungsdaten in eine Datenbank

Gegen Bezahltes prüfenwar manuellErmittelt, ob diese Rechnung schon beglichen ist

Zahlformular ausfüllenwar manuellFüllt bei offenen Rechnungen das nötige Formular automatisch aus

Ablegenwar manuellLegt das vorbereitete Dokument dorthin, wo es hingehört

Benachrichtigenwar manuellSagt der zuständigen Person Bescheid, dass es bereitliegt

Technisch der aufwendigste der vier Fälle — und der, der am weitesten von allem entfernt liegt, was in meiner Rollenbeschreibung stand. Jeder Schritt oben war vorher Handarbeit.

Niemand hat mich gebeten, mir die Rechnungen anzusehen. Ich saß nah genug dran, um zu sehen, wie viel davon manuell lief, hielt es für lösbar und habe gefragt, ob ich es versuchen darf. Ungefähr so hat die meiste Arbeit auf dieser Seite angefangen.

Wie diese Arbeit entstanden ist

Nichts davon stand in der Stellenbeschreibung. Es kam daher, nah genug an der Arbeit zu sitzen, um zu merken, welche Teile immer wieder von Hand wiederholt wurden — und genug Spielraum zu haben, etwas daran zu versuchen.

Deshalb fühlen sich die Content-Arbeit und die Systemarbeit für mich auch nicht wie zwei getrennte Laufbahnen an. Es ist dieselbe Gewohnheit, nur auf andere Probleme gerichtet: zu merken, dass etwas dreißigmal die Woche von Hand gemacht wird, und zu fragen, ob das so sein muss.

Weiter: Das Betriebssystem →